Gesetzliche Email Archivierung lt. DSGVO (Aufbewahrungspflicht)
Die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung sind eindeutig und damit für Ihre Email Archivierung auch verbindlich. Die aktuelle DSGVO schreibt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht vor, so dass alle dienstlichen Emails archiviert werden müssen.
Gesetzliche Email Archivierung Ihrer Geschäftskorrespondenzen
Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht für dienstliche Emails gilt für alle Organisationen und Unternehmen. Leider sind auch hier die Vorgaben für die Fristen und Speichertechnologien bei der Email Archivierung durch unterschiedliche Gesetze wie Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, DSGVO, GoBD und weitere geregelt und nicht wirklich eindeutig. Einig scheint die Rechtsprechung, dass alle Emails, welche einen geschäftlichen Zweck verfolgen, für eine spätere Überprüfung gesichert werden müssen. Dazu zählen neben Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen auch geschäftliche Korrespondenzen. Selbstverständlich gehören auch alle Emails mit Ihrem Steuerberater oder den Finanzbehörden bzgl. GuV, Jahresabschlüssen, Bilanzen und Abschreibungen dazu.
Dauer der Aufbewahrung Ihrer Emails
Für die Archivierung der Emails aller relevanten Geschäftsbeziehungen gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. So geht der Gesetzgeber bei Lieferscheinen, Angeboten, Aufträgen und Rechnungen i.d.R. von einer Frist von sechs Jahren aus. Bei allen Emails wie z.B. Kontoauszügen, Belegen der Buchhaltung, Abschlüssen oder Bilanzen wird eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren angeregt. Alle Fristen gelten dabei sowohl für Ihre versendeten und erhaltenen Emails. Zu beachten ist hierbei, dass die Fristen der Email Archivierung erst am Ende des jeweiligen Kalenderjahres anfangen. Also auch hier gilt ebenso wie bei allen sonstigen geschäftlichen Belegen: Lieber alles etwas länger aufbewahren als vorgeschrieben. Wenn Sie die Emails einmal archiviert haben, ist die weitere Aufbewahrung mit wenig Aufwand und Kosten verbunden. Steuerlich relevante Informationen müssen sowieso über den Zeitraum von sechs bzw. zehn Jahren aufbewahrt werden.
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Technische Möglichkeiten der Email Archivierung
Alle geschäftlichen Emails müssen 1:1 im Original archiviert werden. Also genau so, wie Sie diese empfangen oder versendet haben, mit allen Anhängen und ohne jegliche Änderungen, Kürzungen oder Ergänzungen. Dabei müssen Sie sicherstellen, dass das gewählte Format und die Datenträger auch noch nach 6 bzw. 10 Jahren lesbar sein müssen. Auch daher ist es angezeigt, diese Archive regelmäßig zu prüfen und ggf. technisch zu aktualisieren. In der praktischen Umsetzung ist die Email Archivierung daher auch eher ein Fall für Ihren versierten IT-Betreuer, damit Sie im Ernstfall wie einer Betriebsprüfung auch wirklich auf die Dokumente und Emails zugreifen können. Achten Sie bei der Aufbewahrung Ihrer Emails auch darauf, dass nur berechtigte Personen auf die Emailarchive zugreifen können und außerdem keine datenschutzrechtlichen Informationen enthalten sind. Wer die Email Archivierung wirklich professionell umsetzen will, wird an einer speziellen Archivierungssoftware für Emails nicht vorbeikommen. Einige Anbieten sind u.a. IONOS, MailStore, easy archive, Alfresco oder Thunderbird Archiv.
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